Retail organisatie Op = Op Voordeelshop duikt dieper in haar data

retailketen op=op voordeelshop kiest voor dieper data inzicht

Betere stuur- en managementinformatie voor de retailketen Op = Op Voordeelshop

“Door nieuwe inzichten maken wij betere keuzes”

Door snelle groei van het aantal winkels van Op = Op Voordeelshop kreeg de retailketen behoefte aan betere en actuele stuur- en managementinformatie. Bijgestaan door VisionBI zijn hiervoor diverse systemen en datastromen gekoppeld en heeft de organisatie nu actueel overzicht, met één centraal dashboard in het business intelligence platform Yellowfin. “Dat zorgt voor waardevolle nieuwe inzichten en betere, proactieve keuzes”, zegt CFO Bernard Nijmeijer van de winkelketen.

Aanleiding en behoeften

De winkels van Op = Op Voordeelshop maken de laatste jaren een snelle opmars. Jaarlijks komen er ongeveer dertig winkels bij. Halverwege 2017 stond de teller op 130 (eind 2017 op circa 160 door de toevoeging van voormalige Blokker filialen). “Door de groei kregen we steeds minder zicht op onze kerncijfers. Terwijl we juist meer willen doen met de data uit onze winkels en systemen. Daarbij komt dat onze tijd voor registratie en analyses beperkt is. De focus ligt vooral op het openen van nieuwe winkels”, schetst Nijmeijer.

Vooral op het hoofdkantoor groeide de behoefte aan diepgaander en meer ‘realtime’ zicht op bijvoorbeeld verkoopcijfers, voorraden, marges en de samenhang met factoren zoals acties, de webshop, vakanties of het weer. Het liefst met één systeem dat alle gewenste resultaten overzichtelijk visualiseert. Hiervoor klopte Op = Op Voordeelshop aan bij VisionBI, mede door de eerdere activiteiten en resultaten bij retailketen Xenos.

De oplossing

Op = Op Voordeelshop ging met de nieuwe sparringpartner in gesprek over de behoeften en mogelijkheden. VisionBI analyseerde bestaande processen, systemen en datastromen bij de winkelketen en realiseerde daarna de gewenste koppelingen. Bijvoorbeeld met het kassasysteem in de winkels, de webshop en met systemen van leveranciers, warehouses en voor de personeelsplanning. Koppelingen realiseren kon grotendeels op afstand gebeuren. De technische uitvoering begon in maart 2017 en was in mei klaar om te testen in Yellowfin. Ook bestaande bedrijfsgegevens (sinds 2015) zijn toegevoegd aan de database.

De directie en financiële afdeling op het hoofdkantoor gingen als eerste aan de slag met Yellowfin. De afdeling inkoop, marketing en bijvoorbeeld rayon- en filiaalmanagers later. Zo kan de organisatie stap voor stap aan de slag met de nieuwe tool. VisionBI zorgde dat de gewenste kwalitatieve data in het zelfstandig draaiende systeem beschikbaar kwam. Nijmeijer: “Dat gaan we nu samen met VisionBI verder uitbouwen, want met de inzichten en resultaten die wij nu krijgen, ontstaan ook snel nieuwe wensen en ideeën voor onze activiteiten.”

De resultaten

Op = Op Voordeelshop heeft veel meer inzicht gekregen in de belangrijke processen in de organisatie, zonder dat filiaal- en rayonmanagers daar extra tijd in hoeven te steken. “We zagen vooral de hoofdlijnen en nu steeds meer waardevolle details. Met de nieuwe inzichten kunnen wij sneller, betere keuzes maken op veel verschillende gebieden. Niet meer op gevoel, maar op basis van harde cijfers. Van een reactieve organisatie zijn wij proactief geworden.”

Filiaalmanagers, rayonmanagers en de financiële afdeling van de retailketen besparen bovendien tijd, omdat zij veel gegevens niet (meer) handmatig hoeven te verwerken. “Ook ontstaat meer zicht op bijvoorbeeld onze marges, effecten van acties – op korte en langere termijn – en de samenhang met onze voorraden en webshop. Ook zagen wij al snel verbanden tussen verkoopcijfers van winkels en de mix van producten die zij aanbieden. Dat zijn inzichten waar wij nu verder mee aan de slag kunnen.”
Medewerkers in de winkels merken in beginsel weinig van de veranderingen achter de schermen. Klanten van Op = Op Voordeelshop merken dat uiteindelijk vooral indirect. “Wij kunnen nu bijvoorbeeld betere acties houden, die voor klanten én voor ons waardevol zijn. Door de koppeling met voorraden kunnen we dan bijvoorbeeld ook zorgen dat actieproducten in de winkels beter voorradig zijn.”

Tot slot leveren de waardevolle inzichten vooral veel nieuwe kansen op. “We kunnen onze inzichten nu steeds verder uitbouwen. Bijvoorbeeld door te kijken naar de invloed van onze bezetting of het weer op onze omzet. We hebben een mooi fundament gelegd en kunnen dat nu steeds verder uitbouwen.”

“Door de nieuwe inzichten ontstaan ook veel nieuwe ideeën”
(Bernard Nijmeijer, Op = Op Voordeelshop)