25 november 2015

Reiskosten Reporter

Bent u ook alle vragen over de uitkering van de reiskosten zat? Merkt u ook dat de berekening van reiskosten niet altijd past bij de werkelijke afgelegde afstand?

Speciaal voor organisaties met ambulant personeel, zoals bijvoorbeeld in de thuiszorg, hebben wij de reiskosten reporter ontwikkeld. Deze geautomatiseerde reiskosten reporter berekent op basis van geplande afspraken automatisch de afgelegde kilometers. Deze kilometers worden aan de hand van vooraf ingegeven business rules doorvertaald naar kilometervergoedingen die door middel van een koppeling met uw salaris administratie worden uitgekeerd. Deze oplossing bespaart veel tijd in verwerking van declaraties, vragen achteraf en fouten in het berekenen van de afstanden.

De vraagstelling

Bij (Thuis-)zorginstellingen werken veel medewerkers die dagelijks verschillende adressen aandoen om zorgdiensten te leveren. Deze werknemers reizen veelal met eigen vervoer, waarbij de routes dagelijks kunnen wisselen. Dit levert een complexe administratie op waardoor het berekenen van de reiskostenvergoeding vaak een arbeidsintensief, kostbaar proces is.

Hoewel deze administratie bij veel instellingen met aandacht is ingericht, kost het de medewerkers, de administratie en managers veel tijd en moeite om de gegevens te noteren, in te voeren, te bewerken en door te zetten aan de salarisadministratie. Wij hebben heeft hiervoor een unieke oplossing ontwikkeld.

Besparing voor zorgsector

Wij hebben een uitgebreide ervaring binnen Zorg en Thuiszorg in het bijzonder. Hierdoor weten we dat bij vrijwel alle instellingen de benodigde informatie om de reiskosten te automatiseren reeds in de verschillende systemen aanwezig is. In nauwe samenwerking is daarom een laagdrempelige oplossing ontwikkeld waarmee de reiskosten automatisch worden berekend en bij de salarisadministratie digitaal worden aangeleverd voor verwerking.

reiskosten verwerking tussen diverse zorgsystemen

 

 

 

 

 

Wat levert het op:
• De methode is goedgekeurd door de belastingdienst.
• Groot gemak voor zorgmedewerkers, de administratie en managers.
• Bijzonder nauwkeurige berekening van de reiskostenvergoedingen.
• De kwaliteit is gewaarborgd
• Het is een automatisch proces dat veel tijd van medewerkers bespaart

Investering

Reiskosten brengt een beperkte investering met zich mee, die al binnen het eerste jaar kan worden terugverdiend. Hoe kan dat?

Alle benodigde gegevens zijn reeds in uw systemen aanwezig. Met de module Reiskosten worden deze gegevens ontsloten, bewerkt, de reiskosten berekend en aan de salarisadministratie doorgegeven. Wat kost het de organisatie:

  • 3 tot 6 dagen implementatie door een ervaren Consultant.
  • Eenmalig bedrag voor de reiskosten module.
  • Jaarlijks bedrag voor onderhoud en het opvragen van up-to-date route informatie.
  • Zeer beperkte belasting op interne afdelingen, zoals ICT of administratie.

De oplossing is ontwikkeld om te werken met vrijwel alle systemen en hoeft daarom alleen te worden ingeregeld. Er is dus geen speciaal maatwerk en kostbare ontwikkeling nodig.

Wilt u de informatie over de verwerking van reiskosten inclusief een voorbeeld business case downloaden? Dan kunt u dat hier doen.