Zijn BI-tools beter dan Excel?

Vandaag werden wij benaderd door een onderzoeksbureau uit de Verenigde Staten. Per mail werden we uitgenodigd om een artikel te lezen over het gebruik en de toekomst van Excel . Op zich een interessant stuk waarin 27 experts hun mening geven over het gebruik van Excel voor BI toepassingen. De reacties van de experts lezend was het al gauw duidelijk dat zij allen zeer enthousiast zijn over de mogelijkheden die Excel biedt en de wijze waarop Excel in de toekomst een rol in BI vraagstukken speelt.

BI-tool helpt bij het realiseren van betere resulatenNatuurlijk is Excel voor vele, misschien wel alle organisaties een belangrijk tool om bepaalde hoeveelheden data te verwerken en te visualiseren voor verslagen en rapportages. Zelf gebruiken we natuurlijk ook Excel voor diverse doeleinden. Het is flexibel, de meeste werknemers kennen het, iedereen heeft en kunnen er in de basis mee overweg. En daar zit ook direct het probleem. Je moet toch wel een redelijk Excel-expert zijn wil je met Excel grotere hoeveelheden data op een goede manier verwerken en betrouwbaar presenteren. Vaak beperkt dit zich dus tot de medewerkers van de administratie of controlling afdeling. Ook kunnen medewerkers de data in een Excel sheet aanpassen naar eigen inzicht. Hierdoor is deze niet meer betrouwbaar en is vooral niet te traceren welke wijzigingen zijn gedaan. Het risico bestaat dat informatie zo zijn eigen leven gaat leiden.

Één versie van de feiten

Steeds meer organisaties zoeken naar manieren om besluitvorming beter te onderbouwen en medewerkers zelf in staat te stellen beslissingen te nemen is betrouwbaarheid van informatie cruciaal. Dat is nu precies het punt waar goede BI-tools, zoals Yellowfin of Rocket Discover, invulling geven. Dit soort BI-tools brengen de informatie op een betrouwbare manier naar iedere eindgebruiker. Deze kan met deze BI-tools, zonder zware kennis, grote hoeveelheden informatie onderzoeken en interpreteren. Daarmee vanuit één versie van de feiten (velen zeggen versie van de waarheid, maar dat is een utopie) de gebruiker in staat stelt snel, goed onderbouwd en op ieder denkbaar device beslissingen te nemen of conclusies te trekken.

Goede BI-tools, die in staat zijn vanuit één bron, dashboards, rapportages en overzichten te presenteren, zijn onmisbaar geworden om organisaties goed te sturen en vooruit te helpen. Zeker speelt ook Excel een belangrijke rol, maar het gevaar is telkens dat er net zo veel versies van de resultaten zijn als dat er Excel gebruikers in een organisatie zijn. Een echte BI-tool toont de cijfers zoals ze vanuit de definities horen te zijn en ook gebruikt kunnen worden. Ze geven iedere medewerker de kans deel te nemen in het delen van de juiste informatie en deze op een gemakkelijke en toegankelijke manier te presenteren.

Opbrengst van Business Intelligence

Hoewel natuurlijk de kosten voor een BI-tool hoger zijn dan die van het gebruik van Excel, hebben wij niet directe voorbeelden van organisaties die zeggen dat Excel een beter resultaat heeft opgeleverd. Bij een van onze klanten wordt dagelijks de omzet automatisch rondgestuurd aan een groep eindgebruikers, voorheen was er één medewerker iedere dag (ook in het weekend) een aantal uren bezig om deze rapportages in Excel te maken. Zij hebben nu echt tijd voor andere zaken. Niet alleen dit voorbeeld toont aan de BI-tools besparingen opleveren, in dit voorbeeld tijd, maar ook onderzoek toont dit aan. Zo heeft Nucleus research onderzocht dat iedere Euro die gespendeerd wordt aan een BI-tool onderaan de streep € 13,00 oplevert.

Wij geloven dus in een toekomst voor BI-tools en ja wij geloven ook in een toekomst voor Excel. Beiden ingezet op hun sterktes en in geval van Excel rekening houdend met de risico’s die het met zich meebrengt. Bij BI-tools hoort een gestructureerde aanpak om het succes te waarborgen. Iets wat menig organisatie nog weleens moeilijk vindt, echter met de juiste instelling kan iedere organisatie met goede BI-tools beter presteren. Dit start met de richting en support die het management geeft aan het gebruik van dergelijke oplossingen en daar zijn goede methoden voor.