Bent u bezig met een BI tool selectie? Het selecteren en invoeren van een Business Intelligence (BI) tool zou je kunnen vergelijken met een bokswedstrijd.
Je weet dat je je tegenstander moet verslaan om te winnen. Maar het helpt niet als je dan in de wilde weg je vuisten zwaait. Ook bij het boksen is het belangrijk om de strijd met een plan aan te gaan en zo het succes te bereiken.
Dus, hier zijn een aantal gemeenschappelijke do’s en don’ts om te overwegen om het succes van uw BI tool selectie te garanderen.
Do’s BI Tool selectie
1. Het identificeren en definiëren van uw rapportage en analyse behoeften
Zoals hierboven vermeld, haastige spoed is zelden goed, dus voordat u zwaar investeert in een BI tool, is het goed vast te stellen wat het is dat je wilt bereiken. Wat zijn de zakelijke inzichten die je hoopt te achterhalen uit uw data en gegevens? Hoe zullen deze inzichten helpen uw gestelde organisatorische – en operationele doelen en doelstellingen te bereiken? Deze punten moeten duidelijk worden vastgesteld en goed gedocumenteerd. Een zorgvuldig pre-implementatie planningsproces geeft meer garantie op succes en een hoge Return On Investment op, uw BI project.
2. Selecteer een makkelijk te gebruiken BI applicatie
Kies voor een BI tool die naast web-based ook gemakkelijk te integreren met de bestaande infrastructuur is en zorgt voor gepersonaliseerde rapport levering en scheduling. Dit houdt eindgebruikers up-to-date met de cruciale real-time informatie die voor hen relevant is, en tegelijkertijd goed te beveiligen is om vertrouwelijk met informatie om te gaan. Eindgebruikers moeten hoeven zoeken naar informatie. Het moet worden aangeboden aan hen. BI gaat over empowerment van eindgebruikers om nauwkeuriger, sneller beslissingen te kunnen nemen.Het moet niet worden bekeken door eindgebruikers als een last en belemmering voor de productiviteit.
3. Zet eindgebruikers uit de business in bij de BI tool selectie.
Het betrekken van eindgebruikers van de BI tool – de niet-technische mensen uit het bedrijfsleven – bij de keuze van een BI tool zorgt ervoor dat ze tevreden zijn met de uiteindelijke keuze. Eindgebruikers hebben zo meer kans om uw BI oplossing te omarmen en uiteindelijk bij te dragen aan een succesvolle BI-roll-out. Dit betekent niet dat je moet voorbijgaan aan de behoeften en voorkeuren van uw technische gebruikers. Wees bewust van het feit dat zij ook een deel vertegenwoordigen van uw totale BI gebruikers. Zorg ervoor dat de analyse uitgevoerd door uw team gemakkelijk kan worden gedeeld met niet-technische gebruikers in een snel, makkelijk te begrijpen, systeem. Adoptie door eindgebruiker is de sleutel tot een succesvolle BI programma.
Don’ts BI Tool selectie
1. Implementeer een BI project zonder te weten wat je wilt bereiken
Je kunt niet winnen in een schattenjacht als je niet weet wat je zoekt. Ook een BI tool biedt niet standaard een oplossing van uw zakelijke rapportages en analyses als je niet weet wat de eisen aan dergelijke rapportages zijn. BI tools hebben de mogelijkheid om krachtige inzichten in uw bedrijfsprocessen te geven en kansen in de markt en operationele inefficiënties te onthullen. Daarmee kan de organisatie dienovereenkomstig reageren om de productiviteit te verhogen. Maar, goede data-analyse vereist een nauwkeurige probleemdefinitie en identificatie. Anders zul je uiteindelijk een ‘oplossing’ vinden van de verkeerde, of een niet-bestaand, ‘probleem’.
2. Overzie het proces en verzamelen de juiste gegevens
Een BI rapportage en analytics tool kan alleen gegevens analyseren die je hebt verzameld. Het klinkt vanzelfsprekend, maar als je de verkeerde gegevens hebt verzameld, of slecht ingezameld, zal uw analyse onnauwkeurig zijn. Ongeacht de sterkte van uw rapportage en analyse-programma, indien de gegevens niet de juiste zijn is het doorzoeken van de gegevens onbetrouwbaar en zal de analyse waardeloos zijn.
3. Behoud het gebruik van Excel
Organisaties nemen een enorm risico wanneer zij beslissingen baseren op spreadsheets. Spreadsheets worden algemeen erkend als gevoelig voor fouten en kunnen een ravage aanrichten op de kwaliteit en de samenhang van de informatie. Ze zijn zo beperkt in gebruik dat het kan leiden tot:
- Gebrek aan naleving van de regels en afspraken
- Gebrek aan data governance en kwaliteit van de gegevens
- Vertraagde toegang tot gegevens voor de besluitvorming
- Verloren productiviteit
- Afhankelijkheid van de spreadsheet goeroe
Echter, spreadsheets worden nog steeds veel gebruikt door vele organisaties. BI tool kiezen die spreadsheets als een legitieme gegevensbronnen erkent is een verstandig idee. Het zal helpen bij het afkicken van gebruikers van Excel, zonder hen direct te confronteren met het vooruitzicht dat zij Excel direct moeten opgeven.
Veel succes met uw project. Wij hopen dat deze do’s and don’ts helpen bij een succesvolle BI tool keuze.
